Áno, určite potrebujete. Obzvlášť, ak riešite otázky týkajúce sa práce či vzdelávania. E-mailová komunikácia je pri kontakte s rôznymi organizáciami prioritný spôsob komunikácie.
Mnohé firmy, úrady, ale aj občianske združenia či komerčné firmy jednoznačne uprednostňujú tento spôsob komunikácie. Na Slovensku s vami e-mailom komunikujú banky, lekári, poisťovne, záujmové združenia, školy, organizácie poskytujúce jazykové kurzy, zamestnávatelia ale aj kolegovia v práci.
Prostredníctvom e-mailu môžete dostávať informácie o aktivitách, ktoré vás zaujímajú, o podujatiach, ktoré sa dejú vo vašom okolí, nakupovať v e-shopoch, nechať si predpísať lieky, dohodnúť si termín na úrade, či u lekára, prihlásiť sa na vysokú školu a v neposlednom rade sa uchádzať o prácu.
Aj OZ Mareena uprednostňuje e-mailovú komunikáciu pri organizovaní jazykových kurzov a rôznych podujatí. Keď sa zaregistrujete na akúkoľvek akciu, alebo jazykový kurz, očakávajte odpoveď, či potvrdenie prostredníctvom e-mailu.
Zriadenie e-mailovej schránky
E-mailovú schránku si môžete zriadiť bezplatne na rôznych platformách. Medzi najbežnejšie spoločnosti, ktoré poskytujú možnosť zriadiť si e-mailovú schránku na Slovensku patria: spoločnosti Google (služba gmail), Zoznam, Azet, Post.sk, Centrum. E-mail si môžete zriadiť aj priamo vo svojom mobilnom telefóne, či na tablete a informácie z neho mať vždy poruke.
E-mailová adresa pre formálnu komunikáciu by mala obsahovať vaše meno a priezvisko. Na oficiálnu komunikáciu nie je vhodné používať mailovú adresu obsahujúcu prezývky či zdrobneniny.
Napríklad človek s menom Karol Vysoký by mohol uvažovať o takýchto e-mailových adresách:
karol.vysoky@gmail.com (alebo iná doména, viď. vyššie, nemusí to byť nevyhnutne gmail)
k.vysoky@gmail.com
vysoky.karol@gmail.com
karolvysoky@gmail.com
vysokykarol@gmail.com
Každý e-mail, ktorý chcete poslať obsahuje tri časti
- Komu: e-mailová adresa človeka, organizácie alebo firmy, ktorej chcete napísať
- Predmet: niekoľko slov, maximálne však jedna krátka veta, ktorá popisuje to, čo možno očakávať v samotnom e-maili – niečo ako názov článku/príspevku. (napr. “prihláška na jazykový kurz”, alebo “záujem o pracovnú pozíciu Skladník”)
- Samotný e-mail: priestor, kde napíšete text s informáciou, ktorú chcete poslať. Napr. v prípade hľadania si práce napísať informáciu akú prácu hľadáte a aké máte skúsenosti ( skrátený motivačný list).
Váš email potom môže vyzerať napríklad takto:
Tipy na efektívne využívanie emailovej komunikácie
Ak niekam zadávate svoj e-mail, skontrolujte, či je správne zapísaný. Často sa v praxi stáva, že keď sa registrujete napr. na jazykové kurzy, alebo iné podujatia, adresa, ktorú uvediete, je nesprávna. Informácie, na ktoré čakáte, preto potom nedostanete.
Kontrolujte si svoju e-mailovú schránku denne, alebo raz za dva dni. Ak ju kontrolujete iba raz týždenne, alebo ešte menej často, mohlo by sa stať, že sa k vám nedostanú aktuálne informácie – zmeškáte nejaký dôležitý termín, stratíte svoje miesto na kurze, alebo sa nedostanete na akciu, na ktorú ste sa tešili. Ideálne je, ak sa vám e-mailová schránka aktualizuje v mobilnom telefóne. Ak máte nastavené notifikácie, na svojom telefóne ihneď vidíte, že vám prišla nová správa.
Nezabudnite sa podpísať. E-mail je v niečom podobný ako list – je potrebné ho podpísať, zvlášť ak vaša adresa nijako neukazuje na vaše meno. Niektoré žiadosti sa určite dajú vyriešiť aj bez znalosti mena človeka, ktorý vám píše, ale sú aj prípady, kedy to nie je možné a váš e-mail môže ostať bez odpovede.
E-maily bez pozdravu, podpisu a z náhodnej adresy (napr. anib2587@gmail.com) často ostanú bez odpovede, lebo sa v mnohých firmách a úradoch považujú za neseriózne.
